Abwesenheitsmeldungen in den Mailinglisten des FED
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Einleitung
'Abwesenheitsmeldungen', häufig auch 'Urlaubsmeldungen' genannt, sind in Mailinglisten des FED generell nicht erwünscht, weil
- sie keine sinnvolle Information im Sinne der Liste enthalten.
- es von vielen Abonnenten als sehr lästig empfunden wird, auf eine Frage oder Antwort an die Liste mit Dutzenden Abwesenheitsmeldungen "zugeschüttet" zu werden.
- schlecht konfigurierte "Abwesenheitsmelder" sogar Mailloops auslösen können und somit der geregelte Betrieb der Mailingliste gefährdet ist.
Es ist "internationaler Standard", dass die Abonnenten von Mailinglisten ihre Mailsoftware (MUA wie MTA) entsprechend konfigurieren und so gewährleisten, dass überhaupt keine Abwesenheitsmeldungen, weder an die Liste noch an den Original-Absender, versendet werden.
Bekannt ist, dass viele Abonnenten der Mailinglisten des FED nicht umhin kommen, Abwesenheitsassistenten einzusetzen, sei es, "weil vom Arbeitgeber angeordnet" oder "einfach notwendig", und deshalb wird die Frage nach "Sinn oder Unsinn" von Abwesenheitsmeldungen hier auch nicht weiter erörtert.
Zum Schutz der Liste und seiner Abonnenten behält es sich die Systembetreuung vor, Maßnahmen gegen Versender von Abwesenheitsmeldungen einzuleiten (siehe 'Maßnahmen der Systembetreuung' am Ende dieses Artikels).
Was Sie tun können, um die Liste und andere Abonnenten vor Ihren Abwesenheitsmeldungen, sowie sich selbst vor 'Maßnahmen der Systembetreuung" zu schützen, beschreibt dieser Artikel.
Liste oder Original-Absender - wohin soll ich meine Abwesenheitsmeldungen senden?
Konkret: "Weder noch !"
Jede Nachricht, welche über eine Mailingliste des FED verteilt wird, beinhaltet mindestens 2 Absenderadressen (genau genommen sogar 3, wenn man den 'Return-Path', der ja ausschließlich für Fehlermeldungen gedacht ist, mit einbezieht), die potentiell als Empfängeradresse für Abwesenheitsmeldungen in Frage kommen:
- Die Mailingliste selbst (Kopfzeile: 'Reply-To")
- Der Original-Absender (Kopfzeile: 'From')
Je nach Abwesenheitsassistent und dessen Konfiguration, wird eine oder gar beide Adressen als Zieladresse für Abwesenheitsmeldungen verwendet.
Abwesenheitsmeldungen, die an den Original-Absender gerichtet sind, mögen zwar den Vorteil haben, dass die meisten Abonnenten der Liste von Ihren Abwesenheitsmeldungen "verschont" bleiben, werden aber, gerade von besonders aktiven Abonnenten, trotzdem als lästig empfunden und machen einfach keinen Sinn.
Deshalb kann hier die Antwort nur lauten: "Überhaupt keine Abwesenheitsmeldungen auf Nachrichten aus Mailinglisten versenden".
Die Kopfzeile 'Precedence'
Damit Abonnenten einer Mailingliste die Chance haben, Nachrichten aus einer Mailingliste von anderen Nachrichten zu unterscheiden und so ihre Software im Falle der Abwesenheit entsprechend zu konfigurieren, ist es "internationaler Standard", dass Betreiber von Mailinglisten die Nachrichten aus den Mailinglisten entsprechend kennzeichnen.
Dies wird erreicht, indem jeder Nachricht aus einer Mailingliste automatisch von der Listensoftware eine zusätzliche Kopfzeile (Header-Zeile) hinzugefügt wird, die sog. Precedence-Zeile.
Derzeit gibt es 2 international übliche Ausführungen:
Precedence: bulk
bzw.
Precedence: list
Die vom FED eingesetzte Listensoftware verwendet die zweite Variante, also 'Precedence: list'.
Stellen Sie also sicher, dass Ihr "Abwesenheitsassistent" so konfigurieren ist, dass Nachrichten, welche eine solche Kopfzeile enthalten, nicht mit Abwesenheitsmeldungen beantwortet werden.
Diese Methode muss als "erste Wahl" erachtet werden, denn sie ist wartungsfrei und schützt sowohl die Liste wie auch den Original-Absender.
Die Option 'Mailzustellung'
Falls Sie einen "Abwesenheitsassistenten" einsetzen, diesen aber nicht so konfigurieren können, dass er nicht auf Nachrichten aus Mailinglisten reagiert, so werden Sie nicht umhin kommen, Ihr Abonnement für den Zeitraum Ihrer Abwesenheit zu deaktivieren. Der Artikel Option 'Mailzustellung' beschreibt, wie Sie dies in weniger als 1 Minute für die Mailinglisten des FED bewerkstelligen können.
Der Nachteil dieser Variante, gegenüber der korrekten Konfiguration Ihres Abwesenheitsassistenten, liegt ganz klar darin, dass Sie die Nachrichten, welche in der Zeit Ihrer Abwesenheit über die Mailingliste laufen, nicht erhalten, Sie können diese aber in der Regel im Archiv der jeweiligen Mailingliste nachlesen.
Diese Variante ist zwar nicht wartungsfrei, schützt aber sowohl die Liste wie auch den Originalabsender.
2 Abonnements verwenden
Eine weitere Möglichkeit Abwesenheitsmeldungen zu verhindern ist, 2 Abonnements (mit 2 unterschiedlichen E-Mailadressen) einzurichten, wobei die eine Adresse (z.B. fed-forum@ihre-firma.de) lediglich für Sie die Nachrichten aus dem Forum empfängt und Sie nur sicherstellen müssen, dass für diese Adresse auf Ihrer Seite niemals ein Abwesenheitsassistent seinen Dienst tut, während die andere Adresse (z.B. ihre-echte-adresse@ihre-firma.de) dazu dient, Nachrichten an das Forum zu senden, wobei Sie hier sicherstellen müssen, dass Sie niemals unter dieser Adresse Nachrichten aus dem Forum erhalten und so Ihr Abwesenheitsassistent auch nie die Chance hat zu reagieren (siehe Option 'Mailzustellung', die in diesem Fall auf 'nein' zu setzen ist).
Diese Variante ist wartungsfrei und schützt sowohl die Liste wie auch den Originalabsender.
Phrasenfilter
Die Mailinglisten des FED sind durch einen sogenannten Phrasenfilter vor Abwesenheitsmeldungen geschützt. Die Funktion dieses Phrasenfilters ist einfach und ebenso einfach erklärt: Jede Nachricht, die an eine Mailingliste des FED versendet wird, wird auf typische Abwesenheitsphrasen wie z.B. "nicht im Büro" oder "im Urlaub" usw. hin untersucht und bei Übereinstimmung nicht an die Liste gesendet, sondern an den Listenadministrator zur Sichtung weitergeleitet.
Sollten Sie also wirklich keine der zuvor genannten Möglichkeiten realisieren können, so wäre der absolut letzte Ausweg derjenige, dass Sie sicherstellen, dass in Ihrer Abwesenheitsmeldung eine typische Urlaubsphrase enthalten ist wobei Sie davon ausgehen können, dass der Listenadministrator das mit Sicherheit nicht prickelnd findet und wer weiß, vielleicht wollen Sie ja mal was von ihm ...
Aber Achtung, der Phrasenfilter schützt nicht den Original-Absender, sondern nur die Liste!
Grund: Nur Nachrichten, die an die Listenadresse gerichtet sind, laufen über den Mailserver des FED und somit über diesen Phrasenfilter, alle anderen werden von Ihrem zuständigen Server direkt ausgeliefert. Falls Ihr Abwesenheitsmelder also so konfiguriert ist, dass er Abwesenheitsmeldungen an den Original-Absender versendet, so hat dieser Phrasenfilter überhaupt keine Wirkung!
Weitere Informationen zum Phrasenfilter, sowie alle derzeit aktiven Phrasen finden sie hier.
Maßnahmen der Systembetreuung
Sollten Abonnenten trotz aller hier aufgeführten Möglichkeiten zur Prävention in den Mailinglisten des FED durch Abwesenheitsmeldungen auffällig werden, so behält es sich die Systembetreuung der Mailinglisten vor, Maßnahmen zum Schutz der Liste und seiner Abonnenten einzuleiten. In der Regel sind das folgende:
Erste Abwesenheitsmeldung
- Temporäre Deaktivierung des Abonnements durch den Listenadministrator für den Zeitraum bis zur Reaktivierung durch den Abonnenten (siehe auch Option 'Mailzustellung').
- Der Abonnent wird, mit Verweis auf diesen Artikel, von dieser Maßnahme via E-Mail informiert.
Wiederholungsfall
- Erneute Deaktivierung des Abonnements durch den Listenadministrator - die Systembetreuung behält es sich allerdings vor, die Deaktivierung so lange aufrecht zu erhalten, bis entsprechende Vorkehrungen zur Verhinderung weiterer Abwesenheitsmeldungen durch den Abonnenten nachgewiesen wurden. Die Systembetreuung steht hier dem Abonnenten gerne mit "Rat und Tat" zur Seite.
- Der Abonnent wird, mit Verweis auf diesen Artikel, von dieser Maßnahme via E-Mail informiert.
