Microsoft Outlook konfigurieren

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Allgemeines

Outlook ist, zumindest was die Industrie angeht, sicherlich der meist eingesetzte "Mailclient", das macht ihn aber mit Sicherheit nicht zum besten. Die Grundeinstellungen, mit denen Outlook ausgeliefert wird, sind für den Einsatz im "Internationalen Mailverkehr" und vor allem in Mailinglisten nicht wirklich geeignet.

Generell kann man festhalten, dass sich Outlook gar nicht 100% so konfigurieren lässt, dass es den international geltenden Richtlinien RFC ??? entspricht - und so sind einige der hier vorgeschlagenen Konfiguration lediglich Krücken, und es bedarf bisweilen noch kräftig manueller Nacharbeit der einzelnen Mails, um sie wenigstens einigermaßen konform mit den Standards zu bekommen.

Bitte beachten Sie auch, dass, falls Sie oder Ihre Firma einen "Exchange-Server" zusammen mit "Outlook" verwenden, Ihre Systembetreuung in der Lage ist, viele der hier vorgeschlagenen Einstellungen "zu überschreiben", was so viel bedeutet, dass Sie Ihr Outlook zwar korrekt konfigurieren können, Ihre Nachrichten aber anschließend vom Exchange-Server wieder "zerkonfiguriert" werden. In diesem Fall werden Sie mit Ihrer Systembetreuung sprechen müssen - oder leiden - oder, noch schlimmer, beides ...

Die zu beachtenden Richtlinien werden im Folgenden einzeln aufgeführt, kurz beschrieben und die möglichen Konfigurationen von Outlook aufgeführt.

Nachrichtenkennzeichnung (Antwortkennzeichnung) und Kodierung

Die Nachrichtenkennzeichnung (auch Antwortkennzeichnung genannt), sollte gemäß RFC822/2822 in Englisch erfolgen.

Outlook 2000 / 2003

Menü: Extras/Optionen, Reiter: E-Mail-Format, Button: Internationale Optionen

• JA Nachrichtenkennzeichnungen in Englisch
• JA Kopfzeilen von Antworten und Weiterleitung in Englisch
• Codierung für ausgehende Nachrichten : Westeuropa (ISO)
• Codierung für nicht gekennzeichnete erhaltene Nachrichten : Westeuropa (ISO)

Nachrichtenformat

Nachrichten, gerade dann, wenn sie an Mailinglisten gerichtet sind, sollten im Nachrichtenformat "PLAIN ASCII" (auch "PLAIN Text" oder "Nur-Text" genannt) versendet werden. Die entsprechende Konfiguration läuft wie folgt:

Outlook 2000 / 2003

Menü: Extras/Optionen, Reiter: "E-Mail-Format"

• Senden im Nachrichtenformat: "Nur-Text"

Sollte Ihnen durch Ihre Firma vorgeschrieben werden, generell HTML-Mails zu verwenden, dann sollten Sie, zumindest die Mails an Mailinglisten, entsprechend "umformatieren". Dies geschiet wie folgt:

Erstellen Sie eine neue Mail, im geöffneten Mail-Editier-Fenster selektieren Sie dann in der Menüleiste den Punkt Format und wählen dort "Nur-Text" aus. Selbstverständlich sollten Sie anschließend auf alle Formatierungen verzichten, da Outlook sonst wieder das Nachrichtenformat "HTML" auswählt - kontrollieren Sie also vor dem Versenden nochmals, ob die Option "Nur-Text" noch ausgewählt ist:

Zeilenlänge

Die Zeilenlänge von Mails, gerade wenn sie an Mailinglisten gerichtet sind, sollte 72-76 Zeichen nicht überschreiten, damit beim Zitieren noch ausreichend Platz für eventuell notwendige vorangestzte "Zitatzeichen" (siehe auch, weiter unten "Zitieren") ist. Die entsprechende Konfiguration läuft wie folgt:

Outlook 2000

Menü: Extras/Optionen, Reiter: "E-Mail-Format", Button: "Einstellungen"

• Beim Senden automatischer Textumbruch bei: 76 Zeichen

Outlook 2003

Menü: Extras/Optionen, Reiter: "E-Mail-Format", Button: "Internetformat"

• Automatischer Textumbruch bei: 76 Zeichen

Zitieren (Quoten)

Bitte lesen Sie unbedingt den Artikel "Korrektes Zitieren im Mailverkehr", falls Sie generell nicht mit dem korrekten Zitieren nach RFC-Standard vertraut sind.

Die Einstelllungen für Outlook werden wie folgt vorgenommen, wobei Sie beachten sollten, dass hier auch die bereits oben erwähnte Zeilenlänge eine große Rolle spielt.

Outlook 2000 / 2003

Menü: Extras/Optionen, Reiter: Einstellungen, Button: E-Mail-Optionen

• Beim Antworten auf Nachrichten: Präfix vor jede Zeile der urspr. Nachricht
• Jeder Zeile voranstellen: > (Anmerkung: Spitze Klammer auf und dann ein Leerzeichen)

Schlussbemerkungen

Achtung!, Outlook ist, trotz dieser Einstellungen, nicht zwingend in der Lage die Nachrichten korrekt "vor-zu-formatieren". Sie werden also immer die Zeilenumbrüche kontrollieren und gegebenenfalls korrigieren müssen. Schauen Sie also vor dem Versenden einer Nachricht, dass die Zeilenlängen der zitierten Zeilen nicht länger sind als die von Ihnen getroffene Einstellung (siehe oben "Zeilenlänge", typisch sind 76 Zeichen), und korrigieren Sie gegebenenfalls die Nachricht manuell, indem Sie Zeilenumbrüche einfügen und fehlende Zitatzeichen hinzufügen.